A.
PENGERTIAN PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian
adalah langkah untukmenetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam
kegiatan, menetapkan tugastugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh
pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi.Berdasarkan
defenisi tersebutmaka Fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi)
dan mengatur semua kegiatan yang ada kaitannya dengan personil, finansial,
materil dan tata cara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati
bersama.
Istilah pengorganisasian mempunyai
berbagai macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk
menunjukkan hal-hal berikut ini :
1.
Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang
paling efektif sumber daya- sumberdaya keuangan phisik,bahan baku,dan tenaga
kerja organisasi.
2.
Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya ,dimana
setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi
wewenang untuk mengawasi anggota-anggota
kelompok.
3.
Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan,tugas-tugas dan para
kariyawan.
4.
Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang
harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang
diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Pengorganisaian merupakan suatu
proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta
membagi tugas-tugas ata pekerjaan di antara para anggota organisasi,agar tujuan
organisasi dapat dicapai dengan efisien.
B.
PROSEDUR DALAM PROSES PENGORGANISASIAN
1.
Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk
mencapai tujuan organisasi.
2.
Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang
secara logic dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak
terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan,atau terlalu ringan sehingga
ada waktu mengganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
3.
Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk menkoordinasikan
pekerjaan pra anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisai menjadi
perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisienan dan
konflik-konflik yang merusak.
Pelaksanaan
proses pengorganisasian yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat
mencapai tujuananya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang
mencakup aspek-aspek penting organisasi dapat mencakup aspek-aspek penting
organisasi dan proses pengorganisasian yaitu :
1.
Pembagian kerja
2.
Departementalisasi(atau sering disebut dengan istilah
departementasi)
3.
Bagan organisai formal
4.
Rantai perintah dan kesatuan perintah
5.
Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6.
Saluran komunikasi
7.
Pengguna komite
8.
Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang dapat
dihindarkan.
C.
STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi dapat
didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi yag
dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola
tetap hubungan- hubungan di antara fungsi-fungsi,bagian-bagian atau posisi,
maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukkan,tugas wewenang dan tanggungjawab
yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur
spesialisasi kerja,standarisasi,koordinasi,sentralisasi,atau desentralisasi
dalam pembuatan keputusan dan besaran(ukuran) satuan kerja.
Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur
organisasi adalah sebagai berikut
1.
Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Dimana strategi akan
menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di
antara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat di pengaruhi strategi,sehingga
berubah maka struktur organisasi juga berubah.
2.
tekhnologi yang digunakan. Contoh perusahaan mobil memerlukan tingkat standarisasi dan spesialisasi
yang lebih tinggi di banding industry pakaian.
3.
Anggota(kariyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
4.
Ukuran organisasi,yang
apabila semakin besar ukuran organisasi,struktur organisasi akan semakin
kompleks dan harus di pilih bentuk struktur yang tepat.
D.
UNSUR-UNSUR STRUKTUR ORGANISASI
1.
Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas
individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan
tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja(departementalisasi).
2.
Standardinasi kegiatan ,merupakan prosedur-prosedur yang dugunakan
organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
3.
Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang
mengintregasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.
4.
Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan yang
menunjukkan lokasi kekuasaan pembuatn keputusan.
5.
Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah kariyawan dalam suatu
kelompok kerja.
Tiang dasar pengorganisasian adalah
prinsip pembagian kerja(division of labor). Yang meemungkinkan sinergi
terjadi. Untuk mengembangkan fungsi pengorganisasian, seorang manajer dapat
mengetahui pembagian tugas untuk per orangan dan kelompok,hubungan organisatoris
antar manusia yang menjadi anggota dan staf sebuah organisasi,pendelegasian
wewenang, serta pemanfaatan dan fasilitas fisik yang dimiliki organisasi.Kualifikasi
personalia yang rendah digunakan dan latihan jabatan lebih
mudah.Gerakan-gerakan dan perpindahan yang percuma dari komponen pekerjaan yang
besar diminimumkan. Leebih dari itu,pembagian kerja mengarahkan penanaman pada
peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktifitas.
Namun apabila
pembagian kerja dilakukan secara ekstrim maka akan menimbulkan
kebosanan,keletihan,monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan
ketidak efisienan dan bukan efisiensi.
E.
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL
Bagan
organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi,departemen-departemen,atau
posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya.
Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam
kotak-kotak,dimana di hubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang
menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.
Bagan organisasi
menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi,yang secara ringkas
dapat di uraikan sebagi berikut :
1.
Pembagian kerja(setiap kotak menunjukkan individu atau kelompok
yang bertanggung jawab)
2.
Manajer dan bawahan atau rantai perintah(menunjukkan hubungan
wewenang dan tanggungjawab yang menghubungkan atasan dan bawahan)
3.
Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4.
Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan(departementalisasi)
5.
Tingkatan manajemen(menunjukkan keseluruhan hirarki manajemen)
Seberapa luas
tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi dapat di perkirkan dengan membaca
label-label yang menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan bagaimana
tugas-tugas dikelompokkan. Garis menunjukkan rantai perintah yang merupakan aspek kunci koordinasi dalam
setiap organisasi,tetapi tanpa informasi tambaha akan menimbulkan gambar yang
tidak jelas.
Kelemahan atau
kekurangan utama bagan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak
di tunjukkan. Bagan, sebagai contoh tidak menunjukkan seberapa besar tingkat
wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial. Bagan juga tidak
menunjukan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi,dimana organisai
tidak dapat berfungsi secara efisien.
Denganpembagian wewenang dapat dibedakan berbagai tipe organisasi
yaitu:
1.
Wewenang lini (Linie authority) yaitu wewenang yang mengalir secara
vertikal. Pelimpahan wewenang dari atas ke bawah dan pengawasan langsung oleh
pemimpin kepada staf yang menerimanya.
2.
Wewenang staf (Staf authority) yaitu wewenang yang mengalir ke
samping yaitu wewenang yang diberikan kepada staf khusus untuk membantu
melancarkan tugas staf yang diberikan wewenang lini. Wewenang staf diberikan
karena ada spesialisasi adanya tugastugas menejerial yang terkait dengan fungsi
staf seperti pengawasan, pelayanan kepada staf, atau penasihat.
3.
Wewenang staf dan lini .Perpaduan antara wewenang lini dan staf
merupakan bentuk struktur organisasi yang paling umum saat ini. Bentuk
organisasi kelihatan kompleks tetapi sesungguhnya adalah pengembangan dari
bentuk lini dan staf.
Bentuk-bentuk
Bagan Organisasi
Menurut henry
G Hodges, terdapat empat bentuk bagan organisasi, yaitu :
1.
Bentuk pyramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan karena
sederhana,jelas dan mudah di mengerti.
2.
Beentuk vertical. Bentuk vertical agak menyerupai bentuk pyramid,
yaitu dalam pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah.hanya bagan vertical
berwujud tegak sepenuhnya.
3.
Bentuk horizontal,dimana wewenang dan tanggungjawab di gambarkan
dari kiri ke kanan.
4.
Bentuk lingkaran,bagan in menekankan pada hubungan antara satu
jabatan dengan jabatan lain.
F.
KELOMPOK-KELOMPOK KERJA ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
Organisasi Formal
Organisasi
mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompok kerja formal : kesatuan tugas
khusus,panitia,dan dewan atau komisi.
Kesatuan tugas khusus(task forces). Kesatuan tugas khusus atau tim proyek di bentuk untuk menangani
suatu masalah atau tugas khusus. Kesatuan ini keberadaannya hanya sampai tugas
diselesaikan atau masalah di pecahkan.Kesatuan tugas biasanya di bentuk untuk
menangani masalah-masalah dan tugas-tugas yang kompleks dan melibatkan beberapa
satuan kerja organisasi.Biasanya meliputi para wakil (atau para pembuat
keputusan) dari satuan-satuan organisasi, ditambah para ahli yang secara teknis
diperlukan untuk menangani masalah atau tugas.
Panitia tetap(standing committees) dan panitia ad hoc. Poanita tetap atau structural adalah bagian
tetap dari structural suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang
ada dalam organisasi.panitia disini memiliki tugas untuk membuat rekomendasi
formal kepada manajer tingkata atas atau mempunyai wewenang untuk membuat
keputusan sendiri bagi suatu kegiatan organisasi yang terbatas.
Tujuan terbentuknya panitia manajemen terutama adalah untuk
mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi,memberi saran manajemen puncak,
atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.
Panitia ad hoc Imempunyai
tugas yang sama dengan panitia tetap namun sifatnya tidak tetap.
Dewan dan komisi.Dewan(boards)
dibentuk dari individu-individu yang
dipilih atau di tugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau
swasta. Sebagai contoh,dewan direktur suatu perusahaan,menetapkan tujuan dan
kebijaksanaan kebijaksanaan tersebut,dan meninjau kembali jalannya perusahaan.
Organisasi Informal
Salah satu bagian
penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi
yang dapat lebih berpengaruh disbanding hubunganihubungan formalsepeti yang
ditunjukkan pada bagan organisasi.Organisasi informal memainkan peranan penting
dalam dinamika perilaku organisasi. Perbedaan pokok antara organisasi formal
dan informal adalah bahwa organisasi formal mempunyai tujuan,struktur dan pola
hubungan kerja yang teratur melalui manajemen,organisasi informal berdiri di
atas struktur yang tidak jelas,fleksibel,sukar didefinisikan,keanggotaannya
sulit ditentukan dan pola hubungan di antara para anggota tanpa tujuan yang
khusus. Agraris mengemukakan 4 (empat) bidang utama di mana organisasi formal
dan informal berbeda :
1.
Hubungan-hubungan antar pribadi. Dalam organisasi formal hubungan-hubungan
antara orang-orang di gambarkan jelas,sedangkan dalam hubungan-hubungan
informal sangat tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.
2.
Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal
serta muncul dan ditentukan dalam
formal serta muncul dan dipilih dalam
informal.
3.
Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku
karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok-kelompok
informal mengendalikan pada anggota dengan pemenuhan kebutuhan.
4.
Ketergantungan. Karena kapisitas pemimpin formal terlegkap pada
penghargaan dan hubungan ,bawahan-bawahan lebih tergantung daripada para
anggota suatu kelompok informal.
Walaupun adaa perbedaan-perbedan tersebut, adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan
informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup
berdampingan dan tidak dapat di pisahkan. Setiap organisasi formal selalu
mempunyai organisasi informal,dan setiap organisasi informal berkembang dalam berbagai tingkatan
organisasi formal.
Fungsi-fungsi yang dilaksanakan kelompok informal :
1.
Menetapkan,memperkuat,dan meneruskan norma-norma dan nilai-nilai
social-budaya penting para anggota kelompok.
2.
Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap
pelaksanaan tugas manajer.
3.
Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi
tambahan,dan
4.
Memberikan kepuasan dan status social kepada para anggota yang
tidak dapat diberikan oleh organisasi
formal.
Masalah yang disebabkan oleh kelompok informal adalah mereka menciptakan konflik, mendorong penolakan terhadap
perubahan,menghidupkan dan menyebarkan desas-desus dan mengembangkan
keseragaman di antara para angggota,termasuk pembatasan pelaksanaan kegiatan.
Sikap manajemen terhadap organisasi informal. Kelompok-kelompok
informal tidak dapat terhindarkan kehadirannya dan manajemen akan melakukan
tindakan sia-sia bila mencoba menentang dan menghapuskannya.karena hal ini akan
menimbulkan konflik terus menerus. Maka sikap manajemen yang baik adalah
memahami,mencari persesuaian dan melakukan kerjasama yang saling menguntungkan
dengan kelompok-kelompok informal.manajemen organisasi formal lebih memusatkan
perhatian untuk memelihara kesatuan untuk pencapaian tujuan organisasi dan organisasi informal memberikan kepaduan,kerjasama,dan
kepuasan social bagi para anggota organisasi.
G.
DEPARTEMENTALISASI
Efisiensi
aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan intregasi satuan satuan yang
bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya
mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja.Cara
dimana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk
meengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan.
Beberapa bentuk departementalisasi yang akan dibicarakan berikut ini adalah
atas dasar fungsi,produk atau jasa,wilayah,langganan,proses atau
peralatan,waktu,pelayanan,alpha numerical,proyek dan matriks.
Departementalisasi Fungsional
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang
sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.
Semua individu yang melaksanakan fungsi yang sama di kelompokkan
bersama,seperti seluruh personalia penjualan,akutansi,programmer computer dan
sebagainya.
Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa peendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan
fungsi-fungsi utama,menciptakan efisiensi melalui spesialisasi,memusatkan
keahlian organisasi dan memungkinkan pengawasan manjemen puncak lebih ketat
terhadap fungsi-fungsi. Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang stabil serta
memerlukan koordinasi internal yang minimum,membutuhkan lebih sedikit
ketrampilan dasar pribadi dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan
dari segi biaya.
Kelemahan struktur fungsional adalah struktur ini bisa menimbulkaan konflik antar
fungsi-fungsi,menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang
berurutan,memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan ,hanya
memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya,dan menyebabkan para anggota
berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
Departementalisasi Divisional
Banyak perusahaan besar dengan banyak jenis produk,di organisasikan
menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan
menjadi terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional,manajer
perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi diman setiap divisi
merancang,memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
Organisasi
divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar
produk,wlayah(geografi),langganan,dan proses atau peralatan.
Struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen bertanggungjawab atas suatu produk atau
sekumpulan produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk
mempunyai tekhnologi pemrosesan dan metode-metode pemasaran yang sangat berbeda
satu dengan yang lain dalam organisasi.
Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah yaitu pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi
berlokasi atau dimana satuaan-satuan organisasi menjalankan kegiatannya.
Struktur organisasi divisional atas dasar langganan, adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang di pusatkan pada
penggunaan produk atau jasa tertentu yang terutama di gunakan dalam
pengelompokan kegiatan kegiatan penjualan dan pelayanan.
Struktur organisasi divisional atas dasar proses dan peralatan, yaitu pengelompokan kegiatan atas dasar proses atau peralatan
produksi yang sering digunakan dalam departemen produksi.
Kebaikan organisasi divisional
1.
Koordinasi yang sesuai
2.
Menempatkan pengembangan dekat dengan dengan lingkungan
3.
Tanggungjawab yang jelas
4.
Kepala eksekutif bebas untuk membuat keputusan
5.
Cocok untuk lingkungan yang ceoat berubah
6.
Mempertahankan spesialisasi setiap fungsional devisi
7.
Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategic
Kelemahan organisasi divisional
1.
Menyebabkan berkembangnya persaingan
2.
Masalah seberapa besar delegasin wewenang yang diberikan kepada
manajer-manajer divisi
3.
Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumberdaya dan distribusi biaya
overhead perusahaan
4.
Menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antar devisi
5.
Masalah duplikasi sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu.
Organisasi proyek dan matriks
Bentuk ini merupakan ipe departementalisasi campuran (hybrid
design).Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe
departementalisasi lainnya.Struktur proyek dan matriks bermakhsud untuk mengkombinasikan
kebaikan-kebaikan kedua tipe desain fungsional dan divisional dengan
menghindarkan kekurangannya.
Struktur organisasi proyek,menyangkut pembentukan tim-tim,spesialis yang di perlukan untuk
mencapai tujuan khusus.
Struktur organisasi matriks,sama dengan Struktur organisasi matriks namun para karyawan mempunyai dua atsan
sehingga mereka berada di bawah dua wewenang.
Kebaikan organisasi matriks
1.
Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional
2.
Mengembangkan keterampilan kariyawan
3.
Melibatkan,memotivasi serta menantang kariyawan terhadap masalah
perusahaan
4.
Memberikan fleksibelitas perusahaan
5.
Menstimulasi kerjasama
6.
Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan
Kelemahan organisasi matriks
1.
Pertanggungjawaban ganda
2.
Memerlukan koordinasi horizontal dan vertical
3.
Memerlukan lebih banyak keterampilan
4.
Mendorong pertentangan kekuasaan
5.
Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki
6.
Sangat mahal untuk di implementasikan
Sumber :
Hani Handoko,manajeemen,bpfe yogyakarta,2003
http://learnmanajemen.blogspot.com/2009/01/fungsi-pengorganisasian.html
RSS Feed (xml)
0 komentar:
Posting Komentar