Definisi, Fungsi dan Syarat Surat Resmi

A.  Definisi, Fungsi dan Syarat Surat Resmi

1.    Definisi

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu.

a.       Ditinjau dari wujudnya

Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam organisasi/instansi.

b.      Ditinjau dari fungsinya

Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis.

2.      Fungsi

a.    Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran, gagasan.

b.    Alat bukti tertulis, mis. surat perjanjian.

c.    Alat untuk mengingat, mis. surat yang diarsipkan

d.   Pedoman kerja, mis. surat keputusan dan surat perintah.

3.    Syarat surat resmi

Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut:

a.       Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar,yaitu:

Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan

Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi

Pemakaian kertas yang sesuai dengan:

Ukuran      : kuarto berukuran 21x29 cm

Jenis          : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan

Warna        : putih HVS untuk lembar asli, kuning kerts tembus untuk perbal, biru muda kertas untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.

b.      Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu:

Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu

Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya

c.    Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.

d.   Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian  kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang  kedaerah-daerahan.Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang:

1)   Sederhana

Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik tentang pemakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim

2)   Ringkas

Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya.

3)   Jelas

Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.

4)   Sopan

Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:

a)    Kalimat bervariasi

b)   Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus

c)    Menggunakan kata sapaan atau kata ganti

d)   Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)

5)   Menarik

Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan

1)   Kalimat bervariasi

2)   Paragraph induktif

3)   Gaya bahasa

e.       Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:

a)    Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.

b)   Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.

c)    Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.

d)   Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

B.       Bagian-Bagian Surat:

1.      Kepala surat atau kop surat (alamat dan informasi pengirim)

2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Tubuh surat, meliputi pembuka surat,isi surat dan penutup surat
9. Salam penutup
10. Nama perusahaan atau organisasi
11. Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat
12. Tembusan atau tindasan
13. Inisial
14. Stempel perusahaan atau organisasi

Berikut adalah Keterangan Bagian-bagian Surat:

1.    Kepala Surat

Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain, seperti badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik.

Bagian kepala terdiri atas:

a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;

b. Alamat lengkap;

c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)

d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)

e. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)

f. Moto (bila ada)

g. E-mail, situs (bila ada)

h. Macam usaha

i. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)

j. Nama bankir (untuk referensi)

k. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.

l. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

Catatan:

1)   Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Badan Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Badan Bimbingan Masyarakat.

2)   Kata jalan hendaknya jangan disingkat menjadi Jln. Atau Jl., tetapi Jalan.

3)   Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau Telp.

4)   Kata kotak pos hendaknya ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos atau Kotpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. BOX atau Office Box.

5)   Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat Kawat dan jangan digunakan Cable Address.

6)   Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah.

contoh:       Telepon: 489.655.8     seharusnya       Telepon 4896558

Kotak Pos: 265.5    seharusnya      Kotak Pos 2655

2.        Tanggal Surat

Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.

Contoh:           28 Februari 2010

30 Agustus 2010

Catatan:

a)     Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Agustus, atau November, bukan Jan., Feb., Agt., atau Nov.

b)    Nama bulan hendaklah ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan Pebruari, Nopember.

c)     Setelah penulisan angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun, seperti tanda titik, titik koma, titik dan garis hubung.

Contoh:      22-8-2010        seharusnya       22 Agustus 2010

3.        Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:

a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip

b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat

c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan

d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat

e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu

4.    Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu, misalnya kwitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan.

Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.

Untuk surat bisnis ada 2 cara, yaitu:  a. di bawah nomor

a.    atau di kiri bawah

Catatan:

•       Kata Lampiran atau Lamp. Diikuti tanda titik dua disertai jumlah barang yang dilampirkan.

•      Jumlah barang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.

•      Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.

            Contoh:          

            Lampiran: 1 berkas      seharusnya       Lampiran: Satu berkas

            Lamp.: 1 (satu) berkas seharusnya      Lamp.: Satu berkas

5.    Hal atau perihal

Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.

Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. Pokok surat hendaklah dapat menggambarkan pesan yang ada dalam surat.

Penulisan perihal ada 3 cara, yaitu:

a. Sebelum penulisan alamat dalam

b. Setelah penulisan selesai alamat dalam

c. Setelah salam pembuka

Penulisan yang tidak dianjurkan

1) Hal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian Dinas Tingkat III Kementerian A

2) Hal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT

3) Hal : Perpanjangan Izin Mengajar

4) Hal : Permintaan Soal-soal Ujian

Penulisan yang dianjurkan

1) Hal : Permohonan tenaga pengajar

2) Hal : Penyeragaman bentuk surat

3) Hal : Perpanjangan izin mengajar

4) Hal : Permintaan soal ujian

6.    Alamat yang dituju

Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju)

Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;

a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”

b. Dengan menyebutkan secara resmi jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.

PT. Pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. Contoh menulis alamat:

a.  Alamat yang ditujukan kepada perorangan

Contoh:

Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.

Jln. Jend. Suprapto No. 96

Bandar Lampung 35157

b.  Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya

Contoh:

Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera

Jln. Anggrek Raya No. 307

Jakarta 13465

c.  Alamat yang ditujukan kepada nama instansi/perusahaan

Contoh:

Kepada PT. Pembangunan Jaya

Jln. Rasuna Said Kav. 13

Jakarta 12540

d. Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta

Contoh:

Yth. Kepala Kanwil Dinas Pendidikan Nasional Propinsi Lampung

Jln. Wolter Monginsidi No. 11

Bandar Lampung

e.  Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktur perusahaan swasta tidak perlu menggunakan sebutan apapun

Contoh:

Yth. Direktur Utama PT Andalas

Jln. Soekarno Hatta 397

Bandar Lampung 35672

f.  Penulisan alamat dengan menggunakan u.p.

Contoh:

Yth. Direksi Bank Central Asia

u.p. Ibu Ani Suwarsi, S.E., M.B.A.

Direktur Perkreditan Plaza BCA, Lt. XXI

Jln. Cassablanca 121

Jakarta 12103

g.  Penulisan alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan

Contoh:

Yth. Pemilik Po. Box 405/Jkt

Jakarta 12005

atau

Kepada Po. Box. 405/Jkt

Jakarta 12005

7.    Salam Pembuka

“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun, untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:

a.    Dengan hormat,

b.    Salam sejahtera,

c.    Saudara …….. yang terhormat,

d.   Bapak ……… yang terhormat,

Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut.

Misalnya:

Assalamualaikum Wr.Wb.

Salam hormat,

8.    Isi Surat (tubuh surat)

Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas:

a.    Alinea Pembuka

b.    Isi Surat

c.    Alinea Penutup

Keterangan:

a.    Alinea Pembuka

Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.

Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:

1)   Dengan ini kami beritahukan bahwa ……

2)   Bersama ini kami lampirkan …..

3)   Kami mengundang …..

4)   Sesuai dengan pemberitahuan ….

5)   Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..

6)   Perkenankanlah kami melaporkan

7)   Menyambung surat kami tanggal … No. ...   

Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan :

1)   Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...

2)   Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...

3)   Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...

4)   Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...

5)   Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu..

b.    Isi Surat

Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat.

Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya, jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik).

c.    Alinea Penutup

Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:

1)   Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2)   Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih.

3)   Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.

4)   Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.

5)   Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

Beberapa bentuk ketidakcermatan :

1)   Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

2)   Demikianlah harap maklum.

3)   Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima kasih.

4)   Sambil menunggu kelengkapan data dan persyaratan tersebut di atas, kami ucapkan terimakasih atas perhatian dan kerja samanya yang baik selama ini.

5)   Demikian agar petunjuk Bapak Kepala Badan tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.

6)   Demikian pemberitahuan kami dan atas perhatian serta kerja sama Saudara, disampaikan terima kasih.

Perbaikan

1)   Atas perhatiannya (Saudara/Bapak), (kami) diucapkan terima kasih.

2)   Demikianlah harap maklum à Atas perhatian Saudara/Bapak, kami ucapkan terima kasih.

3)   Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima kasih à Atas perhatian dan kerja sama Saudara/Bapak, kami ucapkan terima kasih.

4)   Sambil menunggu kelengkapan data dan persyaratan tersebut di atas, kami ucapkan terimakasih atas perhatian dan kerja samanya yang baik selama ini à Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

5)   Demikian agar petunjuk Bapak Kepala Badan tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya à Kami mengharapkan Saudara agar melaksanakan petunjuk Kepala Badan dengan sebaik-baiknya.

6)   Demikian pemberitahuan kami dan atas perhatian serta kerja sama Saudara, disampaikan terima kasih à Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

9.    Salam Penutup

Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat.

Contoh:

1)   Hormat saya,

2)   Hormat kami,

3)   Salam kami,

4)   Salam takzim

5)   Wassalam,

Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).

Contoh:

Kepala Biro Kepegawaian

Muhammad Sulaiman

NIP. 19660818 198712 1 001

10.              Tandatangan & Nama Terang Penanggung Jawab Surat

Surat ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang. Surat yang ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Fungsinya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. Jabatan Penanggung jawab Surat

U/ surat niaga, biasanya di bawah nama terang penanggung jawab surat dicantumkan pula jabatan dari penanggung jawab tersebut.

Pencantuman jabatan penanggung jawab ini, selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga dimaksudkan u/ menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangannya.

11.    Tembusan

Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.

Tembusan:

1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Tengah

2. Gubernur Jawa Tengah

3. Walikota Semarang

4. Arsip

Atau

 cc.: 1.

            2.

a.         Inisial

Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut.

Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga.

Fungsinya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya sehingga bila di kemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.

Contoh: HA/Er

               HA singkatan nama pengonsep Hidayah Asmuni

               Er   singkatan nama  pengetik Erwin

C.  Penggolongan Surat :
a. Berdasarkan wujud surat.
 - Kartu Pos(Terbuka).Pada umum nya berukuran 15x10 terbuat dari kertas karton.
 - Warkat Pos(Terbuka).Wujudnya berupa lipatan kertas,bagian isi lipatan yang tertutup dan bagian alamat pada lipatan yang terbuka,lebih ekonomis.
 - Memorandum/Memo.Digunakan oleh suatu kantor/instansi, biasanya dibuat oleh atasan utuk bawahannya.biasanya berisi,permintaan informasi, pemberian informasi, referensi, himbauan, peringatan, dan penugasan.
 - Surat bersampul Merupakan surat tertutup, karena yang mengetahui hanya pengirim dan penerima ,isinya biasanya rahasia.
b. Berdasarkan isi surat:
- Surat Undangan Surat Pengumuman Surat Berita acara
- Surat Pengantar Surat Peringatan Surat Laporan
- Surat Pemberitahuan Surat Permohonan Ijin Surat Rekomendasi
- Surat Permohonan Bantuan Surat Perintah Surat Balasan
- Surat Keterangan Surat Perjanjian Surat Telegram
- Surat Tugas Surat Keputusan Surat Memo
- Surat Edaran Surat Pengusulan Nota Dinas
- Surat Pernyataan Surat Kuasa
Dalam kaitannya dengan urusan bisnis dikenal adanya,
- Surat Bisnis
- Surat Permintaan Barang
- Surat Penawaran
- Surat Pemesanan
- Surat Penolakan Pesanan
- Surat Pengiriman
- Surat Perjanjian
Dalam kepentingannya dengan pribadi/keluarga dikenal adanya,
- Surat Lamaran Kerja
- Surat Ucapan Selamat
- Surat Ucapan Terima Kasih
- Surat Ucapan Permintaan Maaf
- Surat Ucapan Belasungkawa
- Surat Ucapan Persahabatan
c. Berdasakan kepentingannya:
  Surat Dinas.
            Surat yang bersifat kedinasan baik dinas pemerintah maupun dinas swasta,biasanya bersifat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia baku.
  Surat Niaga atau Surat Bisnis.
            Surat yang digunakan dalam dunia bisnis atau perniagaan,biasanya bersifat resmi namun tidak selalu menggunakan bahasa Indonesia baku (fleksibel)
  Surat Pribadi.
            Surat yang digunakan untuk keperluan pribadi atau keluarga,sifatnya tidak resmi baik struktur surat, bahasa surat maupun penyampaiannya.Namun ada beberapa surat pribadi yang bersifat resmi,misalnya Surat Lamaran Kerja.
 d. Berdasarkan jumlah penerimanya.
  Surat Biasa.
            Surat yang dikirimkan oleh seseorang atau instansi kepada seseorang atau instansi lain.
  Surat Edaran.
            Surat yang dikirimkan untuk beberapa orang atau instansi, namum masih terbatas.
  Pengumuman.
            Surat yang ditujukan kepada khalayak ramai (beberapa orang atau instansi yang identitasnya tidak dapat ditunjukkan satu persatu.
e. Berdasarkan keamanan isinya.
  Surat Biasa.
            Surat yang apabila dibaca oleh pihak lain tidak akan merugikan penerima atau pengirimnya,Misalnya: Surat Undangan dan Surat Edaran.
  Surat Rahasia.
            Surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pihak yang dituju,tidak boleh diketahui oleh pihak lain.Dan biasannya ditandai oleh kata”RAHASIA”atau disingkat”RHS”.
  Surat Sangat Rahasia
            Biasanya Surat ini berhubungan dengn keamanan Negara,Biasanya ditandai oleh kata.”Sangat Rahasia” atau disingkat “SRHS”.
f. Berdasarkan cara penyampaiannya.
  Surat Biasa
            Surat seperti ini biasanya tidak memerlukan jawaban atau tanggapan dengan segera.Namun meskipun begitu,setiap surat harus ditanggapi dengan segera.
  Surat Segera.
            Surat yang harus segera ditanggapi oleh penerimanya.
  Surat Sangat Segera.
            Surat yang harus sesegera mungkin harus diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya baik pengiriman maupun penyelesaiannya harus sesegera dilakukan,tidak boleh ditunda–tunda.

Contoh Format Surat Lamaran Kerja Bahasa Indonesia Yang Baik

Jakarta, 29 November 2010

Hal : Lamaran Pekerjaan

Kepada Yth.,
Manajer Sumber Daya Manusia
PT. Gilland Ganesha
Jl. Raya Kebon Durian No. 11
Jakarta Timur

Dengan hormat,

Sesuai dengan penawaran lowongan pekerjaan dari PT. Gilland Ganesha, seperti yang termuat di harian Kompas tanggal 27 November 2010. Saya mengajukan diri untuk bergabung ke dalam Tim Marketing di PT. Gilland Ganesha.

Data singkat saya, seperti berikut ini.

Nama Tempat & tgl. lahir Pendidikan AkhirAlamat Telepon, HP, e-mail Status Perkawinan

: Benny Kasmanto : Bukit Tinggi, 19 Februari 1976 : Sarjana Manajemen Universitas Islam As-Syafi’iyah (UIA) – Jakarta (Konsentrasi Manajemen Pemasaran) : Perum Bumi Sentosa Blok A.5 Bekasi : 021 – 87914990, 0815 965 5695, benny_kas07@yahoo.co.id : Menikah

Saya memiliki kondisi kesehatan yang sangat baik, dan dapat berbahasa Inggris dengan baik secara lisan maupun tulisan. Latar belakang pendidikan saya sangat memuaskan serta memiliki kemampuan manajemen dan marketing yang baik. Saya telah terbiasa bekerja dengan menggunakan komputer. Terutama mengoperasikan aplikasi paket MS Office, seperti Excel, Word, Acces, PowerPoint, OutLook, juga internet, maupun surat-menyurat dalam Bahasa Inggris.

Saat ini saya bekerja sebagai staff Marketing di PT. Hilmy Finance. Saya senang untuk belajar, dan dapat bekerja secara mandiri maupun dalam tim dengan baik.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan :

1. Daftar Riwayat Hidup.
2. Foto copy ijazah S-1 dan transkrip nilai.
3. Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.
4. Pas foto terbaru.

Saya berharap Bapak/Ibu bersedia meluangkan waktu untuk memberikan kesempatan wawancara, sehingga saya dapat menjelaskan secara lebih terperinci tentang potensi diri saya.

Demikian surat lamaran ini, dan terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.

Hormat saya,

Benny Kasmanto

C.  Macam-Macam Bentuk Surat:

1.      Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

2.      Bentuk Lurus (Block Style)

3.      Setengah Lurus (semiblock style)

4.      Semiblok termodifikasi (modified semiblock)

5.      Bentuk Lekuk (Indented Style)

6.      Bentuk Resmi (Official Style)

7.      Bentuk Resmi Gaya Baru (New Official Style)

8.      Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

BAB III

PENUTUP

A.   Kesimpulan

1.    Definisi, fungsi dan syarat surat resmi

a.    Definisi

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu.

b.    Fungsi

Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis.

c.    Syarat surat resmi

1)   Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar

2)   Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisi

3)   Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.

4)   Bahasa surat haruslah efektif.

2.        Bagian-Bagian Surat:

a)      Kepala surat atau kop surat (alamat dan informasi pengirim)

b)      Tanggal surat

c)      Nomor surat

d)     Lampiran

e)      Hal atau perihal

f)       Alamat yang dituju

g)      Salam pembuka

h)      Tubuh surat, meliputi pembuka surat,isi surat dan penutup surat

i)        Salam penutup

j)        Nama perusahaan atau organisasi

k)      Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat

l)        Tembusan atau tindasan

m)    Inisial

n)      Stempel perusahaan atau organisasi

3.        Macam-Macam Bentuk Surat:

a)    Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

b)   Bentuk Lurus (Block Style)

c)    Setengah Lurus (semiblock style)

d)   Semiblok termodifikasi (modified semiblock)

e)    Bentuk Lekuk (Indented Style)

f)    Bentuk Resmi (Official Style)

g)   Bentuk Resmi Gaya Baru (New Official Style)

h)   Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

DAFTAR REFERENSI

- Soedjito, dan Solchan TW. 2004. Surat-Menyurat resmi Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

- Sudarsa, Caca dkk. 1992. Surat-Menyurat dalam Bahasa Indonesia. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.

- Pusat Perencanaan Perum Pos dan Giro. 1998. Kode Pos Alamat Indonesia. Jakarta: Perusahaan Umum Pos dan Giro.

- http://asepyudha.staff.uns.ac.id diakses pada tanggal 17 Oktober 2010.

- http://id.shvoong.com/books/guidance-self-improvement/1922683-surat-menyurat-dan-menulis-surat/

- http://kangocim.com/2011/04/24/contoh-format-surat-lamaran-kerja-bahasa-indonesia-yang-baik.html