A.
PENGERTIAN
PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian adalah langkah
untukmenetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan
tugastugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf
dalam rangka mencapai tujuan organisasi.Berdasarkan defenisi tersebutmaka
Fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan
mengatur semua kegiatan yang ada kaitannya dengan personil, finansial, materil
dan tata cara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama.
Istilah pengorganisasian mempunyai
berbagai macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk
menunjukkan hal-hal berikut ini :
1.
Cara manajemen
merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-
sumberdaya keuangan phisik,bahan baku,dan tenaga kerja organisasi.
2.
Bagaimana
organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya ,dimana setiap pengelompokan
diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3.
Hubungan antara
fungsi-fungsi, jabatan-jabatan,tugas-tugas dan para kariyawan.
4.
Cara dalam mana
para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam
departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan
tugas tersebut.
Pengorganisaian merupakan suatu proses untuk merancang struktur
formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas ata pekerjaan di
antara para anggota organisasi,agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efisien.
B.
PROSEDUR DALAM
PROSES PENGORGANISASIAN
1.
Pemerincian
seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2.
Pembagian beban
pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logic dapat dilaksanakan
oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak
dapat diselesaikan,atau terlalu ringan sehingga ada waktu mengganggur, tidak
efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
3.
Pengadaan dan
pengembangan suatu mekanisme untuk menkoordinasikan pekerjaan pra anggota
organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme
pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisai menjadi perhatiannya
pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisienan dan konflik-konflik
yang merusak.
Pelaksanaan
proses pengorganisasian yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat
mencapai tujuananya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang
mencakup aspek-aspek penting organisasi dapat mencakup aspek-aspek penting
organisasi dan proses pengorganisasian yaitu :
1.
Pembagian kerja
2.
Departementalisasi(atau
sering disebut dengan istilah departementasi)
3.
Bagan organisai
formal
4.
Rantai perintah
dan kesatuan perintah
5.
Tingkat-tingkat
hirarki manajemen
6.
Saluran
komunikasi
7.
Pengguna komite
8.
Rentang
manajemen dan kelompok-kelompok informal yang dapat dihindarkan.
C.
STRUKTUR
ORGANISASI
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme
formal dengan mana organisasi yag dikelola. Struktur organisasi menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan- hubungan di antara
fungsi-fungsi,bagian-bagian atau posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan
kedudukkan,tugas wewenang dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi
kerja,standarisasi,koordinasi,sentralisasi,atau desentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan besaran(ukuran) satuan kerja.
Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur
organisasi adalah sebagai berikut
1.
Strategi
organisasi untuk mencapai tujuannya. Dimana strategi akan
menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di
antara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat di pengaruhi strategi,sehingga
berubah maka struktur organisasi juga berubah.
2.
tekhnologi yang
digunakan. Contoh perusahaan
mobil memerlukan tingkat standarisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi di
banding industry pakaian.
3.
Anggota(kariyawan)
dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
4.
Ukuran
organisasi,yang apabila
semakin besar ukuran organisasi,struktur organisasi akan semakin kompleks dan
harus di pilih bentuk struktur yang tepat.
D.
UNSUR-UNSUR
STRUKTUR ORGANISASI
1.
Spesialisasi
kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja
dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi
satuan-satuan kerja(departementalisasi).
2.
Standardinasi
kegiatan ,merupakan prosedur-prosedur yang dugunakan organisasi untuk menjamin
terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
3.
Koordinasi
kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintregasikan fungsi-fungsi
satuan-satuan kerja dalam organisasi.
4.
Sentralisasi
dan desentralisasi pembuatan keputusan yang menunjukkan lokasi kekuasaan
pembuatn keputusan.
5.
Ukuran satuan
kerja menunjukkan jumlah kariyawan dalam suatu kelompok kerja.
Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja(division
of labor). Yang meemungkinkan sinergi terjadi. Untuk mengembangkan fungsi
pengorganisasian, seorang manajer dapat mengetahui pembagian tugas untuk per
orangan dan kelompok,hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi anggota
dan staf sebuah organisasi,pendelegasian wewenang, serta pemanfaatan dan
fasilitas fisik yang dimiliki organisasi.Kualifikasi personalia yang rendah
digunakan dan latihan jabatan lebih mudah.Gerakan-gerakan dan perpindahan yang
percuma dari komponen pekerjaan yang besar diminimumkan. Leebih dari
itu,pembagian kerja mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang
efisien untuk meningkatkan produktifitas.
Namun apabila pembagian kerja
dilakukan secara ekstrim maka akan menimbulkan kebosanan,keletihan,monoton dan
kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan
efisiensi.
E.
BAGAN STRUKTUR
ORGANISASI FORMAL
Bagan organisasi memperlihatkan
susunan fungsi-fungsi,departemen-departemen,atau posisi-posisi organisasi dan
menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan organisasi yang
terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak,dimana di hubungkan satu dengan
yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi
formal.
Bagan organisasi
menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi,yang secara ringkas
dapat di uraikan sebagi berikut :
1.
Pembagian
kerja(setiap kotak menunjukkan individu atau kelompok yang bertanggung jawab)
2.
Manajer dan
bawahan atau rantai perintah(menunjukkan hubungan wewenang dan tanggungjawab
yang menghubungkan atasan dan bawahan)
3.
Tipe pekerjaan
yang dilaksanakan
4.
Pengelompokan
segmen-segmen pekerjaan(departementalisasi)
5.
Tingkatan
manajemen(menunjukkan keseluruhan hirarki manajemen)
Seberapa luas
tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi dapat di perkirkan dengan membaca
label-label yang menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan bagaimana
tugas-tugas dikelompokkan. Garis menunjukkan rantai perintah yang merupakan aspek kunci koordinasi dalam
setiap organisasi,tetapi tanpa informasi tambaha akan menimbulkan gambar yang
tidak jelas.
Kelemahan atau
kekurangan utama bagan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak
di tunjukkan. Bagan, sebagai contoh tidak menunjukkan seberapa besar tingkat
wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial. Bagan juga tidak
menunjukan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi,dimana organisai
tidak dapat berfungsi secara efisien.
Denganpembagian wewenang dapat dibedakan berbagai tipe organisasi
yaitu:
1.
Wewenang lini
(Linie authority) yaitu wewenang yang mengalir secara vertikal. Pelimpahan wewenang
dari atas ke bawah dan pengawasan langsung oleh pemimpin kepada staf yang
menerimanya.
2.
Wewenang staf
(Staf authority) yaitu wewenang yang mengalir ke samping yaitu wewenang yang
diberikan kepada staf khusus untuk membantu melancarkan tugas staf yang
diberikan wewenang lini. Wewenang staf diberikan karena ada spesialisasi adanya
tugastugas menejerial yang terkait dengan fungsi staf seperti pengawasan,
pelayanan kepada staf, atau penasihat.
3.
Wewenang staf
dan lini .Perpaduan antara wewenang lini dan staf merupakan bentuk struktur
organisasi yang paling umum saat ini. Bentuk organisasi kelihatan kompleks
tetapi sesungguhnya adalah pengembangan dari bentuk lini dan staf.
Bentuk-bentuk
Bagan Organisasi
Menurut henry
G Hodges, terdapat empat bentuk bagan organisasi, yaitu :
1.
Bentuk pyramid.
Bentuk ini yang paling banyak digunakan karena sederhana,jelas dan mudah di
mengerti.
2.
Beentuk
vertical. Bentuk vertical agak menyerupai bentuk pyramid, yaitu dalam pelimpahan
kekuasaan dari atas ke bawah.hanya bagan vertical berwujud tegak sepenuhnya.
3.
Bentuk
horizontal,dimana wewenang dan tanggungjawab di gambarkan dari kiri ke kanan.
4.
Bentuk
lingkaran,bagan in menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan
lain.
F.
KELOMPOK-KELOMPOK
KERJA ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
Organisasi
Formal
Organisasi
mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompok kerja formal : kesatuan tugas
khusus,panitia,dan dewan atau komisi.
Kesatuan tugas khusus(task forces). Kesatuan tugas khusus atau tim proyek di bentuk untuk menangani
suatu masalah atau tugas khusus. Kesatuan ini keberadaannya hanya sampai tugas
diselesaikan atau masalah di pecahkan.Kesatuan tugas biasanya di bentuk untuk
menangani masalah-masalah dan tugas-tugas yang kompleks dan melibatkan beberapa
satuan kerja organisasi.Biasanya meliputi para wakil (atau para pembuat
keputusan) dari satuan-satuan organisasi, ditambah para ahli yang secara teknis
diperlukan untuk menangani masalah atau tugas.
Panitia tetap(standing committees) dan panitia ad hoc. Poanita tetap atau structural adalah bagian
tetap dari structural suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang
ada dalam organisasi.panitia disini memiliki tugas untuk membuat rekomendasi
formal kepada manajer tingkata atas atau mempunyai wewenang untuk membuat
keputusan sendiri bagi suatu kegiatan organisasi yang terbatas.
Tujuan terbentuknya panitia manajemen terutama adalah untuk
mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi,memberi saran manajemen puncak,
atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.
Panitia ad hoc Imempunyai
tugas yang sama dengan panitia tetap namun sifatnya tidak tetap.
Dewan dan komisi.Dewan(boards)
dibentuk dari individu-individu yang
dipilih atau di tugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau
swasta. Sebagai contoh,dewan direktur suatu perusahaan,menetapkan tujuan dan
kebijaksanaan kebijaksanaan tersebut,dan meninjau kembali jalannya perusahaan.
Organisasi Informal
Salah satu bagian
penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi
yang dapat lebih berpengaruh disbanding hubunganihubungan formalsepeti yang
ditunjukkan pada bagan organisasi.Organisasi informal memainkan peranan penting
dalam dinamika perilaku organisasi. Perbedaan pokok antara organisasi formal
dan informal adalah bahwa organisasi formal mempunyai tujuan,struktur dan pola
hubungan kerja yang teratur melalui manajemen,organisasi informal berdiri di
atas struktur yang tidak jelas,fleksibel,sukar didefinisikan,keanggotaannya
sulit ditentukan dan pola hubungan di antara para anggota tanpa tujuan yang
khusus. Agraris mengemukakan 4 (empat) bidang utama di mana organisasi formal
dan informal berbeda :
1.
Hubungan-hubungan
antar pribadi. Dalam organisasi formal hubungan-hubungan antara orang-orang di
gambarkan jelas,sedangkan dalam hubungan-hubungan informal sangat tergantung
pada kebutuhan-kebutuhan mereka.
2.
Kepemimpinan.
Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan
ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.
3.
Pengendalian
perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan
dan hukuman, sedangkan kelompok-kelompok informal mengendalikan pada
anggota dengan pemenuhan kebutuhan.
4.
Ketergantungan.
Karena kapisitas pemimpin formal terlegkap pada penghargaan dan hubungan
,bawahan-bawahan lebih tergantung daripada para anggota suatu kelompok
informal.
Walaupun adaa perbedaan-perbedan tersebut, adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan
informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup
berdampingan dan tidak dapat di pisahkan. Setiap organisasi formal selalu
mempunyai organisasi informal,dan setiap organisasi informal berkembang dalam berbagai tingkatan
organisasi formal.
Fungsi-fungsi yang dilaksanakan kelompok informal :
1.
Menetapkan,memperkuat,dan
meneruskan norma-norma dan nilai-nilai social-budaya penting para anggota
kelompok.
2.
Memberikan
dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manajer.
3.
Menstimulasi
komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan,dan
4.
Memberikan
kepuasan dan status social kepada para anggota yang tidak dapat diberikan oleh organisasi formal.
Masalah yang disebabkan oleh kelompok informal adalah mereka menciptakan konflik, mendorong penolakan terhadap
perubahan,menghidupkan dan menyebarkan desas-desus dan mengembangkan
keseragaman di antara para angggota,termasuk pembatasan pelaksanaan kegiatan.
Sikap manajemen terhadap organisasi informal. Kelompok-kelompok
informal tidak dapat terhindarkan kehadirannya dan manajemen akan melakukan
tindakan sia-sia bila mencoba menentang dan menghapuskannya.karena hal ini akan
menimbulkan konflik terus menerus. Maka sikap manajemen yang baik adalah
memahami,mencari persesuaian dan melakukan kerjasama yang saling menguntungkan
dengan kelompok-kelompok informal.manajemen organisasi formal lebih memusatkan
perhatian untuk memelihara kesatuan untuk pencapaian tujuan organisasi dan organisasi informal memberikan kepaduan,kerjasama,dan
kepuasan social bagi para anggota organisasi.
G.
DEPARTEMENTALISASI
Efisiensi aliran pekerjaan
tergantung pada keberhasilan intregasi satuan satuan yang bermacam-macam dalam
organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke
tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja.Cara dimana
organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk
meengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan.
Beberapa bentuk departementalisasi yang akan dibicarakan berikut ini adalah
atas dasar fungsi,produk atau jasa,wilayah,langganan,proses atau
peralatan,waktu,pelayanan,alpha numerical,proyek dan matriks.
Departementalisasi Fungsional
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang
sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.
Semua individu yang melaksanakan fungsi yang sama di kelompokkan
bersama,seperti seluruh personalia penjualan,akutansi,programmer computer dan
sebagainya.
Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa peendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan
fungsi-fungsi utama,menciptakan efisiensi melalui spesialisasi,memusatkan
keahlian organisasi dan memungkinkan pengawasan manjemen puncak lebih ketat
terhadap fungsi-fungsi. Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang stabil serta
memerlukan koordinasi internal yang minimum,membutuhkan lebih sedikit
ketrampilan dasar pribadi dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan
dari segi biaya.
Kelemahan struktur fungsional adalah struktur ini bisa menimbulkaan konflik antar
fungsi-fungsi,menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang
berurutan,memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan ,hanya
memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya,dan menyebabkan para anggota
berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
Departementalisasi Divisional
Banyak perusahaan besar dengan banyak jenis produk,di organisasikan
menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan
menjadi terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional,manajer
perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi diman setiap divisi
merancang,memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
Organisasi
divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar
produk,wlayah(geografi),langganan,dan proses atau peralatan.
Struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen bertanggungjawab atas suatu produk atau
sekumpulan produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk
mempunyai tekhnologi pemrosesan dan metode-metode pemasaran yang sangat berbeda
satu dengan yang lain dalam organisasi.
Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah yaitu pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi
berlokasi atau dimana satuaan-satuan organisasi menjalankan kegiatannya.
Struktur organisasi divisional atas dasar langganan, adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang di pusatkan pada
penggunaan produk atau jasa tertentu yang terutama di gunakan dalam
pengelompokan kegiatan kegiatan penjualan dan pelayanan.
Struktur organisasi divisional atas dasar proses dan peralatan, yaitu pengelompokan kegiatan atas dasar proses atau peralatan
produksi yang sering digunakan dalam departemen produksi.
Kebaikan organisasi divisional
1.
Koordinasi yang
sesuai
2.
Menempatkan
pengembangan dekat dengan dengan lingkungan
3.
Tanggungjawab
yang jelas
4.
Kepala
eksekutif bebas untuk membuat keputusan
5.
Cocok untuk
lingkungan yang ceoat berubah
6.
Mempertahankan
spesialisasi setiap fungsional devisi
7.
Tempat latihan
yang baik bagi para manajer strategic
Kelemahan organisasi divisional
1.
Menyebabkan
berkembangnya persaingan
2.
Masalah
seberapa besar delegasin wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi
3.
Masalah
kebijaksanaan dalam alokasi sumberdaya dan distribusi biaya overhead perusahaan
4.
Menimbulkan
tidak konsistennya kebijaksanaan antar devisi
5.
Masalah
duplikasi sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu.
Organisasi proyek dan matriks
Bentuk ini merupakan ipe departementalisasi campuran (hybrid
design).Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe
departementalisasi lainnya.Struktur proyek dan matriks bermakhsud untuk mengkombinasikan
kebaikan-kebaikan kedua tipe desain fungsional dan divisional dengan
menghindarkan kekurangannya.
Struktur organisasi proyek,menyangkut
pembentukan tim-tim,spesialis yang di perlukan untuk mencapai tujuan khusus.
Struktur organisasi matriks,sama
dengan Struktur organisasi matriks namun para karyawan mempunyai dua atsan
sehingga mereka berada di bawah dua wewenang.
Kebaikan organisasi matriks
1.
Memaksimumkan
efisiensi penggunaan manajer fungsional
2.
Mengembangkan
keterampilan kariyawan
3.
Melibatkan,memotivasi
serta menantang kariyawan terhadap masalah perusahaan
4.
Memberikan
fleksibelitas perusahaan
5.
Menstimulasi
kerjasama
6.
Membebaskan
manajemen puncak untuk perencanaan
Kelemahan organisasi matriks
1.
Pertanggungjawaban
ganda
2.
Memerlukan
koordinasi horizontal dan vertical
3.
Memerlukan
lebih banyak keterampilan
4.
Mendorong
pertentangan kekuasaan
5.
Mengandung
resiko timbulnya perasaan anarki
6.
Sangat mahal
untuk di implementasikan
Sumber :
Hani Handoko,manajeemen,bpfe yogyakarta,2003
http://learnmanajemen.blogspot.com/2009/01/fungsi-pengorganisasian.html
RSS Feed (xml)
0 komentar:
Posting Komentar